مكتب العميد والوكلاء

التوصيف

إعداد وتنظيم وحفظ كل ما يتعلق بمكتب العميد/الوكيل وتولي أمور كافة الأعمال الروتينية وإنجاز الأعمال الإدارية مع الأقسام أو الوحدات التابعة للعميد/للوكيل.

المهام الرئيسية

  • استقبال مراجعي مكتب العميد/الوكيل وتوجيههم واستلام خطاباتهم أو معاملاتهم وتنظيم مقابلتهم للعميد/ للوكيل.
  • استلام وفتح المعاملات الخاصة بمكتب العميد/الوكيل وعرضها للاطلاع والتوجيه.
  • إعداد جدول الأعمال لاجتماعات مجلس العمادة بالتنسيق مع أمين المجلس وإبلاغها للأعضاء.
  • تهيئة مقر الجلسات والاجتماعات والتأكد من اكتمال محتوياته وتجهيزاته.
  • متابعة طباعة محاضر الجلسات وتوقيع الأعضاء عليها وإتمام إجراءاتها وتصنيفها وفهرستها وحفظها.
  • إعداد القرارات وإبلاغها إلى الجهات التنفيذية بعد الموافقة عليها.
  • إعداد وتوجيه الخطابات الصادرة من مكتب العميد إلى المكاتب والإدارات المعنية.
  • الرد على المكالمات الهاتفية واتخاذ اللازم نحوها.
  • إنجاز أعمال النسخ والطباعة والتصوير الخاصة بمكتب العميد.
  • الإشراف على تنظيم وحفظ ملفات مكتب العميد.
  • تبليغ الوحدات الإدارية والأقسام بتوجيهات وتعليمات العميد.
  • تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل عميد العمادة.

المرجعية

عميد/وكيل العمادة.

المسؤولية

سكرتير مكتب عميد العمادة ومن تربطهم علاقة مباشرة بمكتب العميد.